EMMA TV

Timeff, ontwikkelt al tien jaar software voor de zorg en richt zich daarbij voornamelijk op zelfstandige behandelcentra. Behalve dat ook daar kennis snel verandert en zowel technische als digitale ontwikkelingen elkaar snel opvolgen, kampt de sector daarnaast met administratieve wet- en regelgeving. Wat kan een MKB!deebijdrage in zo’n geval betekenen? We vragen het aan Massimo Rizzo, oprichter van Timeff en projectleider van MKB!dee EMMA TV.

Massimo, vertel: waarom een MKB!dee?

“We leveren een Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) in de breedste zin van het woord. Eigenlijk een ZIS – een Zorg Informatie Systeem maar dan voor 24 specialismen als oogheelkunde, dermatologie, orthopedie, kindergeneeskunde, echt heel breed. En daar verandert veel, de kennis van vandaag is bij wijze van spreken morgen alweer verouderd. Up-to-date blijven is dus echt een issue. Alleen blijkt het lastig om een systeem voor medewerkers te ontwikkelen dat ze ook daadwerkelijk allemaal structureel blijven gebruiken. En dat komt omdat de meeste software top-down ontwikkeld wordt. Met onze MKB!deebijdrage wilden we daarom een kennisplatform ontwikkelen vanuit een bottom-up benadering.”

En lukt dat?

“Ja supergoed. We zijn begonnen met het verzamelen en inventariseren van kennis, zowel intern als bij klanten. Vervolgens hebben we door een externe partij laten onderzoeken hoe mensen zich informeren, hoe ze kennis opbouwen en hoe dat beklijft, maar ook hoe ze onderling informatie uitwisselen. Dat nam zo’n vier à vijf maanden in beslag en op basis daarvan hebben wij dit idee opgestart.”

Wat leveren jullie op?

“Een platform waarop we zoveel mogelijk relevante informatie toegankelijk maken. Het toeval wilde dat de overheid het programma VIPP – Versnellingsprogramma Informatie-uitwisseling Patiënt en Professional – lanceerde speciaal voor ziekenhuizen om informatie uit te wisselen. Eén van de onderdelen daarvan was de verplichting voor zorgorganisaties om zich te certificeren, om aan te tonen dat zij medewerkers hebben getraind in het informeren van patiënten over het gebruik van PGO’s (Persoonlijke Gezondheid Omgevingen). Wij hebben toen ons platform daarop aangepast, getest en alle medewerkers een training aangeboden. Dat is zo goed bevallen dat we besloten om iedereen in de zorg erbij te betrekken. Uiteindelijk zijn er straks vijftien tot twintigduizend medewerkers geregistreerd op ons platform. Actief, dus ingelogd, zijn het er acht à negenduizend.”

Zijn jullie bij een specifieke doelgroep begonnen?

“Nee. We werken met een Community of Practice. Iedere drie maanden organiseren we een bijeenkomst rondom een thema of een specifieke uitdaging. We nodigen alle vestigingsmanagers uit om te bespreken waar ze tegenaan lopen en vragen ze wat we kunnen verbeteren of hoe we ergens bij kunnen helpen. Het is een continu proces geworden want het project wordt eigenlijk steeds groter.”

Hoe zorg je ervoor dat iedereen dat platform ook echt gaat gebruiken?

“We maken het transparant. Klinieken leveren de medewerkers aan en zien wie heeft ingetekend en wie niet. Als een medewerker een training afrondt krijgt de kliniek daar ook een certificaat van.

En we hebben het platform ook echt leuk en luchtig gemaakt met hippe, Netflixachtige filmpjes. Veel van de stof, met name wet – en regelgeving, is saai. ‘Hoe maak je een DBC (Diagnose Behandel Combinatie) aan?’, ‘hoe maak je een recept?’, droge kost, maar wel belangrijk dat het beklijft. Daarom hebben we het allemaal gemoderniseerd en twee medewerkers werken fulltime aan contentbeheer.”

Waar ben je het meest blij mee in dit project?

“Naast de hoge werkdruk is er veel onduidelijk in de zorg, veel administratieve last. Door kennis te verzamelen en te ontsluiten hoop ik dat we anderen tijd kunnen besparen. Dat vind ik een prettige gedachte. We willen – maar zover zijn we nog niet – het platform ook echt ín het dossier inbedden. We gaan onder de MDR vallen, dat betekent dat we adviezen mogen geven. Dat we bijvoorbeeld de arts kunnen informeren over de nieuwste behandelmethoden. Door verbeterde nieuwe behandeltechnieken aan te bieden tijdens het consult heb je kans dat je de behandeltijd aanzienlijk verkort. Dat lijkt me fantastisch.”

Wat is nu terugkijkend je grootste leerpunt geweest?

“Er komt al met al meer bij kijken dan we dachten. We hebben echt overal onderzoek naar laten doen – ook naar het design, want als wij iets ontwikkelen bedenken we het vanuit techniek. Daarom hebben we ook een communicatiebureau in de arm genomen om ons te helpen met communiceren. En de vraag is nu, moeten wij die communicatie blijven doen en ons bedrijf die kant op ontwikkelen of moeten wij simpelweg de techniek onderhouden en andere mensen de content laten verzorgen? Op dat punt zijn we nu beland en dat hadden we zo snel niet verwacht.

En het tweede punt is dat we nu heel veel gebruiksbeheer krijgen; medewerkers komen en gaan, veranderen van functie, moeten getraind worden, hoe gaan we daar mee om? Dat zagen we ook niet aankomen.”

Wat zou je met de wijsheid van nu anders gedaan hebben?

“Dan had ik het plan groter aangevlogen en vervolgens in kleine behapbare stukjes opgeknipt. Ik was begonnen met het vormen van een team, had de juiste mensen bij elkaar gezocht en het project naast de reguliere werkzaamheden gepland, met een aparte divisie. Het opstarten was langzamer gegaan, maar de vliegwielwerking die we nu hebben was dan beter consistent geweest.”

Heb je nog een tip voor andere ondernemers die ook zoiets willen doen?

“O ja, heel veel. Maar ik geef deze: bedenk niet alleen de oplossing, maar denk ook na over de gevolgen. Stel dat het een succes is, wat ga je dan doen?”